Sei dein eigener Zeitmanager und sorge für deine Freiheit!

Tagesplanung vs. Wochenplanung

Ich persönlich glaube, egal welche der beiden (und vielen weiteren) Methoden du nutzt, das es einfach nur wichtig ist überhaupt zu planen. Und noch ein ganz bestimmtes Wort spielt eine große Rolle, das „Nein“. Im Gespräch haben beide ihre jeweilige Methode ein wenig beschrieben und die Vorteile erörtert. André gab dabei preis, dass er mit der Wochenplanung nicht wirklich erfolgreich war. Benjamin hingegen verlässt sich vollkommen darauf. Was ist denn nun aber richtig?

Ich werde mich weder auf die eine noch auf die andere Seite schlagen. Viel wichtiger ist dabei meine Empfehlung: Mach es selbst und werde dein eigener Zeitmanager! Das Schlimmste was du tun kannst ist, dich einfach treiben zu lassen. Denn dann haben wir jede Menge Kapazitäten, die wir anderen zur Verfügung stellen. Das bedeutet wiederum Fremdbestimmung und damit alles andere als Freiheit. Irgendeine Planung solltest du also in jedem Fall machen.

Mach die Arbeit als Zeitmanager richtig!

Irgendjemand hat irgendwann einmal festgelegt, dass der durchschnittlich gesunde Arbeitnehmer zu 40 Wochenstunden Arbeitsleistung in der Lage ist. Das sind acht Stunden am Tag. Und egal ob du Selbstständiger oder Arbeitsnehmer bist: Das sollte genau dein Ziel sein! Mit acht Stunden produktiver Arbeit steckst du fast jeden in die Tasche. Sind Leute die 10, 12 oder 14 Stunden arbeiten nicht deutlich produktiver und erfolgreicher? Ich der Meinung, dass man mit ausreichend Organisation mindestens das Gleiche schafft. Bereits nach 6 Stunden lässt die Konzentration und Leistungsfähigkeit ab und nach zehn Stunden ist es fast ein Hohn noch zu arbeiten. Natürlich geht und bestimmt klappt das auch mal effizient, aber nicht dauerhaft.

Vermeide den Anfänger-Fehler alles zu verplanen

Ein sehr großer Fehler, den viele machen, ist: Sie verplanen die vollen acht Stunden ihres Tages! In 99% der Fälle gibt es aber immer etwas, das am Tag spontan dazwischen kommt und dich an der Erfüllung einer Aufgabe hindert. Das ist der Grund weshalb André sich möglichst flexibel halten will. Mir gefällt an der Stelle der Ansatz von Benjamin allerdings noch mehr, da er von vorne herein Zeitpuffer einbaut. Er verplant also von vorne herein nicht seine vollen acht Stunden, sondern lediglich 60% seiner Kapazitäten (also circa fünf Stunden). Ich selbst halte es sehr ähnlich und versuche möglichst nur 4-5 Stunden fix pro Tag mit meinen To Do‘s zu verplanen.

Mit dem Zeitpuffer von drei bis vier Stunden kann Benjamin als auch ich flexibel auf das Tagesgeschäft reagieren. Was auch immer das sein mag! Und hier sehe ich den Vorteil gegenüber dem Modell von André zum damaligen Zeitpunkt, als er seine volle Arbeitszeit verplante. Kommt es zu einem spontanen Anliegen bei einem voll verplanten Tag, musst du entweder „Nein“ sagen oder eine Überstunde mache. Beides schlechte Alternativen, da die Zeit unproduktiver wird und ein „Nein“ dich unflexibel erscheinen lässt. Also, was tun?

“Eat that Frog“ nach Tracy

Das Modell von Benjamin hat hier meiner Meinung nach viele Vorteile. Es ermöglicht flexibel zu agieren und gibt gleichzeitig Kunden, Geschäftspartner oder Kollegen zuverlässige Endtermine für das To Do, was du gerade erledigen musst. So baust du Vertrauen auf und sorgst gleichzeitig für entsprechenden Arbeits-Nachschub. Dennoch hat das Modell einen Haken aus meiner Sicht: die „viele“ freie und nicht verplante Zeit führt dazu, dass wir tendenziell Dinge aufschieben. Vor allem natürlich die To Do’s, auf die wir keine Lust haben. Eklige Dinge wie die Steuererklärung, Rechnungen bezahlen oder so was in der Art.

Von daher wende ich das Modell sehr ähnlich wie Benjamin mit einer To Do-Liste für den Tag an. Auf dieser stehen immer drei Dinge. Meine Top3-Nervthemen, die mir die Laune versauen. Zu Beginn des Tages beschäftige ich mich mindestens zwei mal 25 Minuten mit dem Top1-Nervthema. Dabei wende ich die Pomodoro-Technik an, die mich dazu zwingt ablenkungsfrei für die Zeit zu arbeiten. Auf diese Weise stelle ich sicher, dass die lästigen Themen vom Tisch kommen, ich aber gleichzeitig viel Zeit haben um an den anderen, spaßigeren Dingen zu arbeiten. Man nennt diese Methode nach Brian Tracy auch „Eat that Frog“ aus dem gleichnamigen Buch. Schluck den Frosch, der dir im Halse stecken bleiben könnte!

Verplane nur maximal 75% des Tages

Wie viel du deiner Zeit am Tag fix verplanen willst, hängt von deiner Arbeit ab. Ich persönlich versuche wie schon erwähnt nicht viel mehr als 50% zu verplanen. Ich könnte mir vorstellen, dass es Jobs gibt, bei denen weniger Störungen auftreten und die somit einen höheren Anteil fixer Planung verkraften können. Das ist aber ein sehr individueller Wert, den du für dich selbst ermitteln musst.

Gestalte deinen Tag so, wie es am besten zu dir passt. Bringst du morgens die Kinder weg und musst sie mittags wieder abholen kannst du dir Arbeitsblöcke schaffen, in denen dich keiner stört. Der erste vielleicht bevor die Kinder aufstehen und der zweite wenn sie in der Betreuung sind. Alternativ könntest du den Abend nehmen. Gleiches gilt für jeden Unternehmer in Vollzeit, der seinen Tag dementsprechend gestalten kann. Ich kenne auch Modelle, in denen du 2-3 Tage die Woche die vollen acht Stunden zur Verfügung stehst, dafür danach 2-3 Tage vollständig nicht erreichbar bist. Auch eine Möglichkeit. Am Ende musst du es so machen, wie es für dich am einfachsten umsetzbar ist. Nimm dir aber bitte nicht zu viel vor! André hat eine andere, passendere Möglichkeit seiner Zeitplanung gefunden. Es ist also eine Frage der Anforderungen und nicht der Methode, die zur Auswahl stehen.