Digitalisierung mit System: 3 Schritte mit denen du dein Office digitalisierst
Ich stehe in meinem damaligen Office mit der Entscheidung im Bauch, dass papierlose Büro einzuführen. Überall stapeln sich Lieferscheine, Rechnungen und wichtige Schreiben, bei denen ich mir nicht vorstellen kann sie jemals weg werfen zu können.
Wo sollte ich anfangen? Was ist richtig? Was ist erlaubt? Und was sollte ich auf jeden Fall vermeiden?
Ordne das Chaos
Das waren damals meine Gedanken ganz zu Beginn meiner Karriere als Paperless Coach in der Ausbildung. Unabhängig davon, welche Unterlagen ich nun genau sortieren musste, war es doch erst einmal ein riesiger Berg vor dem ich stand – und der leider bearbeitet werden wollte auf dem Weg zum papierlosen Büro.
Es gibt hier verschiedene Möglichkeiten das oder die Probleme anzugehen. Ich versuche bei solche Frage- oder Aufgabestellungen immer möglichst schnell in die Umsetzung zu kommen. Das bedeutet nicht, dass ich einfach wahllos in meinem Aktionismus „irgendwas“ tue. Ein wenig Vorbereitung sollte hier in meinen Augen schon einplant werden. Vielfach verlieren wir uns aber in der Vorbereitung und schaffen dann den Absprung nicht.
Deswegen habe ich es mir zur Herausforderung gemacht für jede Problemstellung zwei oder drei Lösungen anzudenken. Ich skizziere dann im Kopf kurz den Weg mit „Was wäre wenn“ oder „Was passiert wenn ich das so mache“ und komme zu einer theoretischen Lösung. Aus den erarbeiteten Lösungen entscheide ich mich dann für diejenige, die in dem Moment das beste Aufwands-Nutzen-Verhältnis hat.
Erster Schritt der Digitalisierung: Richtig sortieren
In meiner damaligen Situation war es vor allem der Wunsch, das Chaos schnell zu beseitigen. Der riesige Papierberg musste schnellstmöglich verschwinden. Leider war mir aber zum damaligen Zeitpunkt kein System bekannt, mit dem ich es hätte es angehen können. Aus meiner täglichen Arbeit kannte ich aber die Eisenhower Matrix, mit an anstehende Aufgaben sehr simpel bewerten konnte. Warum also nicht einfach etwas verwenden und weiter entwickeln?
Eisenhower Matrix für die Bewertung von To Do’s
Wo die Aufgaben eingeordnet werden, hängt maßgeblich von ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit ab. Das Eisenhower Prinzip wird vor allem für die Priorisierung von Aufgaben verwendet. In meinem abgewandelten Fall war es aber vor allem die Fragestellung wie ich mit meinem Papierberg verfahren sollte. „Papierloses Büro“ war definitiv anders.
Eigentlich kategorisiert das Prinzip eine Aufgabe nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit in eine vierspaltige Matrix. Während in der Vertikalen die Wichtigkeit skaliert wird, werden auf der horizontalen Achse die Dringlichkeiten bewertet. Am Schnittpunkt der beiden Achsen ist der Nullpunkt. Ist also eine Aufgabe weder wichtig noch dringlich ist sie salopp gesagt vollkommen egal. Man kann sie getrost entsorgen.
Eisenhower-Matrix
Ist eine Aufgabe hingegen wichtig, aber nicht dringlich, sollte man sich diese dem Prinzip folgend terminieren und dann selbst erledigen. Im umgekehrten Fall, sprich die Aufgabe ist dringlich, aber nicht wichtig, ist sie an jemand zu delegieren, der sie erfüllen kann. Wichtige und dringliche Dinge müssen sofort selbst erledigt werden. Und das war dann schon der ganze Zauber um das Eisenhower-Prinzip, mit dessen simpler Anwendung man sehr schnell Prioritäten vergeben kann.
Eisenhower-Prinzip 2.0 oder das 3 Haufen Prinzip nach Nünninghoff
Ich habe mir dieses Prinzip angeeignet und abgeändert. Für mich waren es keine Aufgaben, sondern die Unterlagen, die ich bewerten wollte. Also nahm ich mir drei große Sortierkästen und einen noch größeren Mülleimer und legte los. Daher der legendäre Name „3 Haufen Prinzip“ wie ich meine Weiterentwicklung nannte.
Die Bedeutung der Achsen änderte ich insofern ab, als das die Wichtigkeit und Dringlichkeit für mich auf die Unterlagen bezogen waren. Musste ich im Zweifel an ein Schreiben schnell im Original heran kommen, war dieses im Kasten „wichtig und dringend“ einzuordnen. Ein Lieferschein hatte zwar grundsätzlich eine Bedeutung, aber es reichte, wenn ich hier zeitnah nur auf eine digitale Kopie zugreifen konnte.
Dazu eine wichtige Anmerkung: Es gibt in Deutschland so wie jedem anderen Land Europas bestimmte Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen. Auch im privaten Bereich gibt es diverse Empfehlungen, über die man sich Gedanken machen sollte. Grundsätzlich solltest du die jeweils relevanten Fristen kennen und danach verfahren. Entsorgst du leichtfertig Unterlagen, weil du das Papier loswerden willst, musst du dafür im Zweifel die Konsequenzen tragen. Das soll als Hinweis und Disclaimer an der Stelle ausreichen.
Und so fräste ich mich einmal durch den kompletten Papierberg. Zweifelsfrei hat das nicht besonders viel Spaß gemacht, aber es war der Grundstein dessen, das ich heute mein papierloses Büro nenne. Insofern war die anfängliche Zeit-Investition hier sehr gut aufgebrachte Zeit.
Zweiter Schritt der Digitalisierung: Richtig einordnen
Jedes Ablagesystem ist genau so viel wert, wie man Zeit für das Suchen von Unterlagen verschwendet. Ich weiß nicht wie viele Stunden du schon über einem DINA4-Ordner verbracht hast um ein bestimmtes Schreiben oder eine Rechnung zu finden; bei mir waren es einige Stunden. Insofern solltest du einmal viel Hirnschmalz verwenden, um dir ein funktionierendes Ablagesystem auszudenken.
Es würde an der Stelle nicht besonders helfen mein spezielles Ablagesystem zu erläutern. Viel wichtiger ist es dir eines zu überlegen, mit dem du dein Business weitestgehend digitalisieren kannst. Der Haufen „wichtig und dringend“ beispielsweise waren bei mir damals Unterlagen, die ich im Original im Büro haben wollte. Zulassungen, Zertifikate, behördliche Genehmigungen und andere Unterlagen mit dieser Bedeutung gehören für mich heute noch dazu. Am Ende sind das jedoch nicht besonders Schriftstücke, so dass ich sehr gut mit einem Ordner dafür auskomme.
Deutlich aufwändiger ist die Kategorisierung der anderen Unterlagen. Das sind dann die Haufen „wichtig, aber nicht dringend“ und „dringend, aber nicht wichtig“. Je nachdem wie du den Business ausgerichtet hast, solltest du hier eine Ordnerstruktur nach Geschäftsbereichen führen. Dazu gehören zum Beispiel der Einkauf, die Verwaltung, Personal, Ausgangsrechnungen, Finanzbuchhaltung und je nachdem auch noch weitere Felder. Innerhalb dieser Geschäftsbereiche kannst du dann Ordner für deine Lieferanten und Kunden anlegen.
Die Struktur funktioniert nur, wenn man sie einhält
Und damit man sie einhalten kann und dem System des papierlosen Büros nachgehen kann, ist es enorm wichtig die einzelnen Unterlagen sprechend zu benennen. Schaue ich in einen Kundenordner und finde dort „Rechnung 001“, „Rechnung 002“ und „Rechnung 003“ mag das bei diesem Kunden mit drei Rechnungen noch halbwegs übersichtlich sein. Was aber passiert wenn du einem Kunden 100 Rechnungen pro Jahr oder Monat stellst?
Hier gilt es ein System zu entwickeln, dass für die bei der Beschriftung einfach, gleichzeitig aber auch das Suchen erleichtert und damit einen schnellen Zugriff gewährt. Die richtige Lösung ist hier wieder abhängig von deinem Business-Modell. Grundsätzlich solltest du aber folgende vier Elemente mindestens in der Dateibeschreibung einplanen:
- Fortlaufende eigene Nummerierung
- Ausstellungsdatum der Unterlage
- Identifikationsnummer wie Rechnungsnummer oder Kundennummer
- Lieferanten-/Kundenname
Diese vier Angaben sind eigentlich auf jedem geschäftlichen Schriftstück enthalten, ohne dass es dabei zwingend eine Rechnung sein muss. Wie du diese Elemente nun in der Struktur deines Dateinamens anordnest und verwendest, bleibt natürlich vollkommen dir überlassen. Wichtig ist nur das System, dass gewährleistet, dass du die Unterlagen schnell findest und darauf zugreifen kannst.
Dritter Schritt der Digitalisierung: Richtig aufstellen
Im ersten Schritt habe ich dir gezeigt, wie ich meine Unterlagen damals durchgearbeitet und nach Relevanz geordnet habe. Das sollte eine einmalige Arbeit sein bei der Umstellung auf das papierlose Büro. Es geht also hierbei nur darum deine Papierbestände im Büro zu ordnen und dann zu digitalisieren. Mit dem zweiten Schritt wollte ich dir zeigen, worauf es ankommt bei der Ablage der Dokumente. Die Aufstellung in deinem Dokumentenarchiv, sowohl physischer als auch digitaler Natur ist kriegsentscheidend.
Um es zusammen zu fassen sind wir nun an dem Punkte, wo wir einen sehr dünnen Ordner im Büro stehen haben, einen vollen Mülleimer und zwei Kartons voll mit Dokumenten (wichtig/nicht dringend und nicht wichtig/dringend). Diese gehen nun an einen Scandienstleister deiner Wahl und können digitalisiert werden. Lädst du die Dokumente dann in dein digitales Archiv, musst du unbedingt darauf achten, dass die Ordner- und Dateistruktur sowie deren Benennung eingehalten werden.
Gleichzeitig musst du nun aber im letzten Schritt auch darauf achten, dass sich in deinem Büro kein erneuter Papierberg bildet. Dazu sind Scandienstleister hervorragend geeignet, die deine Eingangspost direkt scannen und dir digital zur Verfügung stellen. Hier kannst du dann nach der abgewandelten Form des Eisenhower Prinzip entscheiden, wie du damit verfahren sollst. Nicht dringende und unwichtige Post kannst du sofort vernichten lassen, wohin gegen du dir wichtige und dringende Post für die Ablage in deinem Büro-Ordner weitersenden lassen kannst. Bei allen anderen Schreiben musst du bewerten, ob diese einer Aufbewahrungsfrist unterliegen. Je nach Vorschrift kannst du damit dann weiter verfahren.
Digitalisierung funktioniert nur mit System
Jedes Büro hat eine bestimmte Struktur mit der es funktioniert. Ist hier ein Baustein defekt, fehlt oder ist die ganze Kette unbrauchbar, ist auch das Ergebnis dementsprechend schlecht. „Leider ist uns Ihr Schreiben verloren gegangen“ ist kein Indiz für einen einmaligen Fehler, sondern für eine generell schlechte Organisation.
Und genau so ist es auch bei der digitalen Archivierung von Dokumenten. Das System verdient es, dass du dir genauso viele Gedanken darum machst, wie du es bei deiner Büro-Organisation machen würdest. Achte darauf, dass du dir ein funktionierendes System aufbaust. Oberste Priorität hat dabei der Umstand, dass du schnell und zuverlässig auf deine digitalen Dokumente zugreifen können musst. Es ist nichts anderes als dein System im Büro nur mit dem Unterschied, dass die Dokumente digital in einer Cloud liegen.
Die Digitalisierung von Dokumenten ist kein Heilmittel gegen eine schlechte Büro-Organisation. Dadurch wird nichts besser, sondern es bleibt genauso chaotisch wie vorher auch. Wenn dein Office bisher so aussah nimm den Ansatz für die Digitalisierung als Auftakt für eine bessere Organisation. So sparst du sehr viel Zeit, die du anderweitig besser einsetzen kannst. Zusätzlich wird die Fläche in deinem Büro um die Papierberge und das Chaos bereinigt und schafft dir mehr Freiheit bei der Gestaltung deiner Ordnung.
In diesem Sinne wünsche ich dir viel Spaß und viel Erfolg dabei dein Office auf das papierlose Büro umzustellen. Wenn du Fragen dazu hast kannst du mir diese gerne hier in den Kommentaren stellen oder dich über das Kontaktformular an uns wenden. Wir helfen dir gerne bei deinem Projekt.
Foto von John Schnobrich auf Unsplash