Wie du Aufgaben an einen „Virtuellen Persönlichen Assistenten“ richtig delegierst und gute Ergebnisse geliefert bekommst

von Gast Autor:in vor einem Jahr 6 min Lesezeit

Kennst Du das: Du hast eine Aufgabe zu erledigen, auf die du so gar keine Lust hast, weil sie dich eigentlich nur Zeit kostet? Die Aufgabe muss aber erledigt werden, da du sonst mit Konsequenzen rechnen musst? Du würdest diese Aufgabe gerne abgeben und dich stattdessen mit wichtigerem beschäftigen? Hier gibt es Abhilfe. Wie Dir ein „Virtueller Persönlicher Assistent“ effektives Arbeiten erleichtert, erfährst du in diesem Artikel.

Bei meiner Tagesplanung verwende ich die Eisenhower-Matrix, um die Reihenfolge der Aufgaben festzulegen. Gestartet wird bei mir immer mit den „wichtigen und dringenden Aufgaben“ (Prio. A). Danach sind die „wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben“ dran (Prio. B). Das sind i,d,R. solche , die mich meinen Zielen – betriebliche oder persönliche – näher bringen. Priorität C haben die „dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben“. Diese Aufgaben werden bei mir, soweit es geht, automatisiert oder an meine Mitarbeiter delegiert. Die Aufgaben mit Prio. D kommen in den Müll.

Was machst du aber, wenn deine Mitarbeiter bereits ausgelastet sind oder du als Einzelkämpfer gar keine Mitarbeiter hast? Wem kannst du dann „C-Aufgaben“ geben. Ich habe dafür seit einigen Monaten einen „Virtuellen Persönlichen Assistenten“ (kurz: VPA). Meinen VPA kann ich genauso einsetzen wie einen angestellten Mitarbeiter. Ich erreiche ihn allerdings nur telefonisch oder per E-Mail. Der VPA nimmt mir viel ab und erleichtert so meinen Arbeitsalltag.

Wie ein virtueller persönlicher Assistent dir deinen Arbeitsalltag erleichtert

Im Folgenden zeige ich dir, für welche Aufgaben du einen VPA alles einsetzen kannst. Welche Vorteile der Einsatz eines VPA für dich haben kann und worauf du bei der Auswahl achten solltest.

Außerdem berichte ich dir von meinen bisherigen VPA-Erfahrungen.

Für welche Aufgaben kannst du einen VPA einsetzen?

Ein VPA unterstützt dich bei geschäftlichen und privaten Aufgaben, die via PC, Telefon oder Internet erledigt werden können. Er kann Aufgaben aus den verschiedensten Assistenzbereichen erledigen: Büromanagement, Backoffice, Marketing, Frontdesk, Vertrieb und Design.

Bei der Bearbeitung deiner Aufgaben agiert der VPA als dein persönlicher Sekretär. Er steuert falls notwendig, auch weitere Assistenten und Freiberufler für Spezialfälle oder größere Aufgaben.

Hier bekommst du einen Kurz-Überblick der verschieden Assistenzbereiche, innerhalb derer du Aufgaben delegieren kannst:

Büromanagement

Recherchen Web/Telefon
Terminorganisation
Reise-, Eventorganisation
Büroservices
Transkription
Übersetzung, Lektorat

Backoffice

Korrespondenz
Formatierungsarbeiten
Dokumentenerstellung
Onlineshop-Betreuung
Datenerfassung, -pflege
FiBu-Vorbereitung

Marketing

Social Media-Manager
Onlinewerbung
Newsletter, SEO
PowerPoint, Imagefilme
Texte, Blogredaktion
Businessplan

Frontdesk

Telefonannahme
Telefonberatung
LiveChat
Vertrieb

TeleSales & Tele-Marketing

Innendienst/Vertrieb
Vertriebsaufbau

Design

Website, Onlineshop,
Blog, Landing-Page,
On-Site SEO
Visitenkarten, Broschüren
Banner, Logo
Bilder bearbeiten

Welche Vorteile hat der Einsatz eines VPA’s für dich?

Wenn Du mit einem festen VPA zusammenarbeitest, lernt dieser schnell wie du „tickst“. D.h. er weiß schon nach kurzer Einarbeitung, wie du die Aufgaben erledigt haben möchtest.

Das Ergebnis ist eine effektive Zusammenarbeit, die im Bedarfsfall – bei größeren Aufgaben oder bei Expertenaufgaben – durch Hinzunahme weiterer Assistenten ausgeweitet werden kann.

Der VPA steht dir auf Abruf zur Verfügung. Wann immer du Unterstützung benötigst, kannst du Aufgaben auslagern. Außerdem entstehen nur dann Kosten, wenn auch wirklich gearbeitet wird.

Firma oder einen Einzelunternehmer als VPA: Was ist besser?

Ob du zum Delegieren deiner Aufgaben eine Firma oder eine Einzelunternehmer beauftragen willst, hängt ganz von deiner persönlichen Präferenz ab. Je nach Zeit, Budget und Erfahrung macht beides Sinn. Zumal es immer auch ein bisschen mit Glück zu tun hat, ob letzten Endes die Zusammenarbeit klappt.

Die Vorteile einer Firma überwiegen aber sicherlich. Gerade als VPA-Neuling.

Firmen arbeiten in der Regel 100% transparent, sodass du rund um die Uhr den Status deiner Aufgaben überprüfen kannst. Du kannst Zeitkonto und Rechnungen einsehen. Außerdem kannst du erledigte Aufgaben bewertet. Das stellet eine hohe Qualität der erbrachten Dienstleistung sicher.

Zusätzlich gibt es einen großen Pool an Experten, die stark vernetzt sind und in allen Bereichen zusammenarbeiten. Somit ist sichergestellt, dass immer der passende Experte gefunden werden kann.

Sollte die Zusammenarbeit aus irgendwelchen Gründen, wie zum Beispiel die zwischenmenschliche Chemie, doch nicht so funktionieren wie gewünscht, wird schnell und reibungslos Ersatz gefunden. Gleiches gilt bei Urlaub oder Krankheit deines VPA. Beim Einzelunternehmer fängst du dann wieder bei null an.

Welche Erfahrungen habe ich bisher mit meinem VPA gemacht?

Nach meiner Erfahrung solltest Du die 5 folgenden Dinge beachten, damit es mit der Zusammenarbeit klappt:

#1 Gewöhne dich daran, Aufgaben an einen VPA zu delegieren

Starte zu nächst damit, einfache Aufgaben abzugeben. Wenn dann mal was schief läuft, kannst du es meist mit geringem Einsatz korrigieren. So gewöhnt sich der VPA an dich und deine Arbeitsweise. Im Gegenzug gewöhnst du dich daran, Aufgaben an einen VPA abzugeben.

#2 Formuliere die Aufgabe und das gewünschte Ergebnis klar und eindeutig

Je klarer und eindeutiger du die Aufgaben für den VPA formulierst, desto höher ist Wahrscheinlichkeit, dass du mit dem Arbeitsergebnis zufrieden bist.

Für einen meiner letzten Blogartikel habe ich meinen VPA darum gebeten, eine Zusammenfassung über drei Apps zu schreiben. Ich hätte jetzt einfach in meinen Arbeitsauftrag schreiben können: „Bitte fasse kurz zusammen, was man mit der App machen kann“. Ich bin aber deutlich konkreter geworden. Zunächst habe ich dem VPA kurz erklärt, was ich mit der Zusammenfassung vorhabe (Einfügen in einen Blogartikel zum Thema „Organisation eines papierlosen Büros“). Dann habe ich ihn gebeten, in seiner Ausarbeitung besonders darauf zu achten, was die App in diesem Zusammenhang leistet, was sie kostet und auf welchen Betriebssystemen sie zur Verfügung steht. Das Ergebnis war dann sofort so gut, dass ich seine Ausarbeitung 1:1 in meinen Artikel übernehmen konnte.

#3 Setze ein Datum fest, bis zu dem der VPA die Aufgabe erledigt haben soll

Setze immer ein konkretes Datum fest, bis zu dem der VPA die Aufgabe erledigt haben muss. So sparst du dir andauerndes Nachfragen und Erinnern. Ich setze für die Erledigung meist eine Frist von 48 oder 72 Stunden.

#4 Gebe ein Zeitbudget vor

Sage deinem VPA konkret, wie viel Minuten/Stunden er für die Erledigung deiner Aufgabe maximal abrechnen darf. So vermeidest du, dass er für einfachste Aufgaben plötzlich 3 oder mehr Stunden braucht. Außerdem wirkst du damit einem Phänomen entgegen, das als Parkinson’sches Gesetz bekannt ist. Nach diesem Gesetz dehnt sich Arbeit nämlich in dem Umfang aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.

Überprüfe deswegen bevor du eine Aufgabe abgibst, wie lange du selber für die Erledigung benötigst. Schlage dann 15% auf. Den Aufschlag kannst du bei sich wiederholenden Aufgaben anschließend Stück für Stück reduzieren. Der VPA lernt ja auch dazu;-) Das sollte sich in einer schnelleren Bearbeitungszeit bemerkbar machen. Ich gehe sogar dazu über meinem VPA weniger Zeit zur Verfügung zu stellen, als ich selber benötigen würde. Meist schafft er es dann auch in der vorgebenden Zeit fertig zu werden. Falls er merkt, dass er es nicht schafft, bekomme ich eine entsprechende Rückmeldung. Dabei schlägt er mir dann immer ein konkretes zusätzliches Zeitbudget vor (z.B. ich brauch zur Fertigstellung 20 zusätzliche Minuten. Ist das i.O.?).

#5 Bewerte die Arbeit des VPA nach der Fertigstellung.

Nur durch dein Feedback lernt dein VPA, wie gute Ergebnisse für dich aussehen müssen. Gebe immer konkrete Hinweise, was künftig verbessert werden muss.

Falls Du in der Zukunft trotzdem keine zufriedenstellenden Ergebnisse geliefert bekommst, dann such dir einen neuen VPA.

Meine E-Mail-Vorlage zum Delegieren von Aufgaben an meinen VPA sieht übrigens so aus:

Ihre Aufgabe:

Zeitbudget:

Fertig bis:

Falls Sie noch Fragen haben, melden Sie sich bitte bei mir. Vielen Dank für Ihre Unterstützung.

Welche Aufgaben habe ich meinem VPA übertragen?

Mein VPA unterstützt mich derzeit vorwiegend im Bereich des Onlinemarketing. Konkret habe ich die folgenden Aufgaben ausgelagert:

Recherche für Blogartikel

Korrekturlesen
Optimierung der einzelnen Artikel, damit sie ein besseres Ranking auf Google bekommen
Hochladen neuer Artikel auf meine Webseite
Posten meiner Artikel auf sozialen Netzwerken
Verfahrensdokumentation
Vorbereitung von Marketing-E-Mails
Hier ein kleine Auswahl Unternehmen, die VPA-Dienstleistungen anbieten:
Welche deutschsprachigen Anbieter gibt es?

Alle genannten Unternehmen vermitteln aufgrund der Anfrage einen geeigneten Assistenten für die längerfristige Zusammenarbeit.

Eine weitere Option bietet die Plattform fernarbeit.net. Das ist ein Portal, auf du Anfragen einstellen kannst. Die Assistenten bewerben sich dann darauf.

Jetzt bist Du am Zug

Für effektives Arbeiten kann ein VPA super hilfreich sein. Du kannst einen Teil deiner Aufgaben delegieren und dich auf deine wirklich wichtigen Dinge fokussieren. Oder du nutzt die gewonnene Zeit zur Entspannung und Erholung;-)

Probier es einfach mal aus. Suche dir einen für dich passenden virtuellen Assistenten und übertrage ihm eine erste Aufgaben. Nur Taten bringen Ergebnisse!!

Über mich

Ich bin Mike Richter, Versicherungsmakler und Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH. Ich helfe Unternehmern und Selbstständigen Zeit und Geld zu sparen, indem ich mich wie ein guter Bekannter um alle betrieblichen und privaten Versicherungsfragen kümmere.

Foto von Austin Distel auf Unsplash

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