Ein Hindernis darf dich nicht stoppen – nur herausfordern

„Sie haben 793 neue Nachrichten“ – sagte mir mein Mailprogramm vor kurzem, als ich es nach meinem Urlaub das erste Mal wieder öffnete. Was hat das denn mit Inbox Zero zu tun? Gar nichts erst einmal, aber nach dem Urlaub ist das wohl auch erlaubt.

Bei dem Prinzip geht es vielmehr darum, wie du im laufenden Tages-Geschäft mit Mails umgehst. Meiner Meinung nach verbringen wir viel zu viel Zeit mit dem Email-Eingang, weshalb ich die Methode Inbox Zero für mich irgendwann in die Umsetzung gebracht habe.

Wir betrachten das Problem, aber haben keine Lösung

Dieser lustige Spruch auf einer Postkarte fordert heute keinen Leser mehr auf zu lachen. So abgelatscht ist der Spruch schon. Aber hältst du dich daran? Wenn ich bei Freunden und Kollegen zu Besuch bin im Büro sieht man doch gerne mal, wie diese ihren digitalen Post-Eingang verwalten. Es gibt wirklich Menschen, die löschen keine Mails. So kommt es das ein Kollege von mir über 20.000 Mails im Posteingang hat. Wann macht der Feierabend?

Der typische Ablauf im Email-Eingang sieht ja wie folgt aus: Wir erhalten eine Nachricht, am besten noch mit „Ping“-Geräusch. Damit auch ja sichergestellt ist, dass uns die Mail aus dem heraus reißt, was wir gerade tun sollten. Natürlich öffnen wir die Mail dann und überfliegen den Inhalte kurz. Wir lesen die Inhalte gar nicht mehr intensiv, sondern überfliegen lediglich nur noch Überschriften, fett dargestelltes und Satzanfänge von Absätzen. Die Inhalte die wir auffassen reichen dann um uns eine Meinung über die Wichtigkeit der Mail zu machen. Und was passiert?

Email-Petting at it’s best!

In 99,9% der Fälle kategorisieren wir die Mail als „mach ich später“ – kein Wunder, denn wir sind ja durch das „Ping“-Geräusch und das Aufblinken „Sie haben neue Post“ von einer ganz anderen Arbeit abgehalten worden. Nun denn, also weiter damit. Ist diese dann abgeschlossen, prüfen wir den Post-Eingang und scannen die Mail nochmals. Ach ja stimmt, die wollten wir ja später machen. Abends vor dem Feierabend lesen wir die Mail dann ein drittes, viertes oder fünftes Mal und verschieben das To Do auf morgen (wenn es überhaupt eines gibt).

Morgen wiederum lesen oder scannen wir die Mail auch noch unzählige Male, bevor wir wirklich etwas damit anfangen. Ich habe solche Mails immer als Ballast empfunden. In etwa so wie ein Stein auf der Auffahrt der im Weg rumliegt. Andauernd stolpere ich drüber, aber ich komme nicht auf die Idee ihn weg zu räumen. Genau diesen Charakter hat auch eine Mail in einem schlecht organisierten Email-Eingang. Andauernd fasst du sie an, ohne das es was bringt oder du daraus etwas Konkretes ableitest.

Ist Inbox Zero überhaupt realistisch?

Allerdings gibt es hier eine wichtige Eigenschaft, die du von vorne herein wissen musst: Inbox Zero bedeutet NICHT, dass es nichts mehr zu tun gibt. Inbox Zero beschreibt lediglich, dass dein Email-Eingang abends bearbeitet und leer ist.

Die Methode soll dir bei der Bearbeitung der Mails insofern helfen, als du sofort beim ersten Lesen darüber entscheidest welche Wichtigkeit sie bekommt. Die ganzen zahllosen Male des Anfassens und Scannens sollst du dir damit ersparen und so jede Menge Zeit für dich gewinnen. Nur die wenigsten Menschen verdienen mit ihrem Email-Eingang Geld, insofern ist es für den Rest der Menschheit wohl ein Pool von Effizienz-Vernichtung und Zeitfresserei anzusehen.

Ich persönlich kombiniere das Prinzip Inbox Zero damit, dass ich meinen Maileingang maximal zwei Mal pro Tag öffne. Einmal morgens und einmal abends. Tim Ferris beschreibt in seinem Buch „Die 4-Stunden-Woche“ sehr schön, wie er seine Mails so organisiert hat, dass er lediglich einmal pro Woche (!) in seinen Email-Eingang schaut. Und das toppt er auch noch dadurch, dass er diesen dann auch nur eine Stunde lang bearbeitet. Vermutlich ist das nur den Wenigsten von uns vergönnt, aber erstrebenswert ist es alle mal.

Es gibt 3,5 Auswahlkriterien den Email-Eingang zu sortieren

Grundsätzlich wird in den Mails immer nach einer Reihenfolge gearbeitet. Es gibt vorerst kein „wichtig“ oder „unwichtig“. Warum erkläre ich dir später, aber jetzt gerade spielt das keine Rolle. Jede Email ist gleichwichtig und von daher gehst du der zeitlichen Ankunft der Mail nach folgend vor.

Dabei sind drei Dinge elementar wichtig bei der Betrachtung:

• Der Absender
• Der Betreff
• Der erste Satz/Absatz

Meistens kannst du danach schon direkt aufhören und der Email eine Wichtigkeit geben. Zur Sortierung selbst kannst du wunderbar das Eisenhower-Prinzip anwenden, dass zwischen verschiedenen Wichtigkeits- und Dringlichkeitsstufen unterscheidet.

Ist die Email relevant oder unwichtig?

In Zeiten der elektronischen Kommunikation kommt auch jede Menge in unserem Email-Eingang an, der uns nicht im Geringsten interessiert. Insofern ist die erste Auswahl natürlich „Geht es mich was an oder nicht?“. Wenn der Absender Max Mustermann dir im Betreff schreibt, es wäre unglaublich wichtig, faselt dann im ersten Absatz aber darüber wie du dein neues Auto ohne Schufa-Eintrag finanziert bekommst, weißt du: das ist Bullshit!

Wie schon geschrieben solltest du die oben genannten drei Auswahlkriterien wählen. Ergibt sich daraus nichts Interessantes für dich, ist die Wahrscheinlichkeit sehr, sehr hoch, dass du auch beim Rest der Email nichts verpasst. Die Umsetzung ist an der Stelle zweifelsfrei gewöhnungsbedürftig, da wir schnell das Gefühl haben etwas zu verpassen. Glaub mir aber bitte, dass du das nicht tust. WENN es wirklich wichtig ist, wird der Absender dir erneut eine Mail schreiben oder dich über ein anderes Medium versuchen zu erreichen.

Ergo: Hält die Mail den Kriterien stand, ist sie wichtig. Alles andere kannst du dauerhaft und für immer löschen.

Wie wichtig ist der Inhalt der Mail - 3 Minuten-Regel

Hilfe, Hilfe, das Haus brennt“ kann durchaus darauf hindeuten, dass die Mail wichtig ist. Hier musst du einschätzen können (und dir antrainieren) die Wichtigkeit für dich einschätzen zu können. Natürlich ist das Anliegen des Absenders immer wichtig (dargestellt), da er es ansonsten selbst gemacht hätte. Welche Priorität es jedoch bekommt, bestimmst alleine du. Lass dir keinen Bären aufbinden und übernimm nicht die Priorität anderer. Das würde man dann Fremdbestimmung nennen und ist mit Sicherheit alles andere als effizient.

Ich habe für mich hier eine 3-Minuten-Regel eingeführt. Kann ich das To Do aus der Mail in maximal 3 Minuten selbst bearbeiten, so erledige ich es auch sofort. Wie du weißt versuche ich nur zwei Mal am Tag meine Mails zu checken. Oftmals verwende ich dazu nur maximal eine Stunde, meistens sogar weniger. In der Stunde kann ich also rechnerisch 15-20 Mails abarbeiten, die dann gemäß der Regel erledigt sind. So viele sind es allerdings nur sehr selten

Wichtige Inhalte einer Email – Teil 2

Alle anderen Mails, die in irgendeiner Form wichtig sind, plane ich zu Bearbeitung ein. Auch dazu hilft mir meistens schon der erste Absatz der Mail um zu verstehen wie komplex die Aufgabe ist. Mit Hilfe dieser Einschätzung mache ich dann direkt einen Termin in meinem Kalender und hänge die Mail dort an. Zack und fertig! So ist sichergestellt, dass das Anliegen zeitnah bearbeitet wird und gleichzeitig ist die Mail aus meinem Email-Eingang weg.

Für die Bearbeitung von Mails wähle ich immer 30-Minuten-Termine. Die sind in meinem Kalender voreingestellt, so dass ich dem Termin lediglich einen Betreff geben muss. Dieser entspricht dem Betreff der Mail. Also Strg+C und Strg+V und fertig.

Wer an der Stelle den Absender kennt oder weiß, dass die Rückmeldung wichtig ist, kann noch auf die Mail antworten, dass man die Bearbeitung für den Termin X vorgesehen hat. „Vielen Dank für deine Mail. Du bekommst am Datum meine Antwort, wenn ich die Bearbeitung abgeschlossen habe“ – das könnte eine solche Antwort sein.

Aufgabe und Email abschließen

Irgendwann einmal sollte dann alles abgeschlossen sein. Das bedeutet, dass du dir immer ausreichend Zeit einplanen solltest, um die Aufgaben aus deinem Email-Eingang abarbeiten zu können. Wie schon erwähnt komme ich dabei pro Tag mit weniger als zwei Stunden aus. Das hängt jedoch sehr davon ab, was du beruflich machst und wie wichtig deine Antwort ist.

Jemand der im Kundenservice arbeitet muss zweifelsfrei mehr Zeit investieren, wohin gegen es mit Sicherheit auch Berufsgruppe gibt, die mit weniger Zeit auskommen. Und du weißt ja, Tim Ferris kommt mit einer Stunde pro Woche aus.

Inbox Zero bedeutet Organisation und Disziplin, aber schenkt dir viel Freiraum und Zeit

Auch Produktivitäts-Trainer wie Ivan Blatter geben offen zu, dass sie nicht jedes Mal die Inbox abends leer bekommen. Insofern bist du kein Versager oder gar schlechter Mensch, wenn du es einmal nicht schaffst. Wichtig ist aber, dass du es dir jeden Tag vor nimmst und an den meisten Tagen auch schaffst.

Und hier kommen die festen zwei Termine ins Spiel. Wer morgens und abends den Email-Eingang abarbeitet stellt sicher, dass die Anfrage zeitnah und schnell bearbeitet wird. Wichtig ist hier vor allem, dass sich der Sender einer Mail darauf verlassen kann, dass sein Anliegen bearbeitet wird. Insofern ist während der geblockten Zeiten auch nur genau die Aufgabe wichtig, die du dir dann vorgenommen hast.

Und jetzt noch ein Tipp zum Abschluss: Führe Regeln ein

Jedes Mailprogramm verfügt über sogenannte Mail-Regeln. Mit diesen sortierst du die eingehenden Emails automatisch dorthin wo du sie hin haben willst. Beispielsweise gibt es eine Reihe von Newsletter, die ich abonniert habe. Von denen möchte ich mir aber nicht den unterbrechen lassen. Also habe ich mir eine Mail-Regel erstellt, wonach Mails von dem Absender in einen bestimmten Ordner abgelegt werden. Einmal im Monat habe ich dafür eine Stunde Bearbeitungszeit vorgesehen. Dann habe ich die Zeit die Newsletter durchzulesen beziehungsweise nach relevanten Inhalten zu scannen und Interessantes dann zu vertiefen.

Und das mit dem Email-Regeln geht auch für alles andere. Ich bekomme zum Beispiel sehr viele System-Status-Meldungen. In 90% der Fälle läuft das System aber wie geplant und die Meldungen sind voll von grünen Zahlen und grünen Ampeln. Interessiert mich das? Habe ich dann was zu tun? Nein. Interessant werden die Meldungen erst wenn etwas nicht funktioniert. Das bekomme ich dann aber schon von anderer Seite mit. Dann gehe ich in den Ordner mit den Statusmeldungen und schaue, ob ich den Fehler lokalisieren kann.

Wie du siehst ist das Umsetzen des Inbox Zero alles andere als ein Hexenwerk. In jedem Fall spart es dir viel Aufwand und befreit vor allem den Kopf. Du musst nicht daran denken diese oder jene Mail noch zu bearbeiten. Außerdem liest du die Mails auch nicht zehnfach. Wenn du es konsequent umsetzt, sind alle To Dos eingeplant und du kannst dich voll auf das konzentrieren, was gerade anliegt.