4 Fehler bei der Belegerfassung, die du nicht begehen solltest

Heute geht es um ein richtig aufregendes Thema, dass dich in seinen Bann ziehen wird: Belegerfassung. Na gut, kleiner Spaß am Rande. Jeder Privatmann und jeder Unternehmer wird aber Zeit seines Seins nicht um dieses Thema herum kommen. Mir persönlich sind bei der Belegerfassung zwei Dinge besonders wichtig:

• Ich will es richtig machen (mehr dazu hier in den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung)
• Ich will damit möglichst wenig Zeit verbringen.
• Und ich denke, dass es vielen Lesern und Community-Mitgliedern ebenso geht. Also habe ich mir einmal vier Fehler heraus gesucht, von denen ich gehört habe

Fehler #1 in der Belegerfassung: Sammeln und später machen

Einen Beleg zu erfassen verursacht immer Aufwand. Was auch immer du dafür tun musst, es ist mit Sicherheit kein wertschöpfender Prozess, solange du nicht Buchhalter oder Steuerberater bist. Als Unternehmer und auch als Privatmann sind wir vor allem an den Dingen interessiert, die uns weiter bringen. Das macht die Buchhaltung im ersten Moment nicht. Und so könntest du auf die Idee kommen den Prozess hinaus zu zögern.

Gewöhne dir an, die Belegerfassung SOFORT zu machen. Jetzt magst du vielleicht denke ich hätte etwas genommen oder wäre besonders witzig unterwegs. Dank der heutigen technischen Mittel gibt es aber Möglichkeiten die Belegerfassung sofort zu machen. Beschäftige dich einmal mit den Apps, Programmen und Anwendungen. Suche dir aus diesen die Anwendung heraus, die mit deiner Arbeitsweise am besten kombinierbar ist.

Legst du einen Beleg auf einen Sammelplatz, musst du ins mindestens zweimal anfassen. Einmal um heraus zu finden, dass er auf die Sammelhalde gehört und das andere Mal, wenn du ihn bearbeitest. Arbeitest du den Beleg jedoch sofort weg, ist die Belegerfassung abgeschlossen. Und das in nur einem Arbeitsschritt. Also deutlich effizienter als ihn auf Halde zu legen.

Fehler #2 in der Belegerfassung: Informationen später ergänzen

Anknüpfend an den ersten Punkt könntest du nun auf die Idee kommen den Beleg unvollständig zu erfassen und abzulegen. So wäre er weg. Fehlt dem Beleg jedoch nur eine einzige Information, hast du später ein Problem. Du wirst „irgendwann“ unter Umständen die Information vergessen haben zu ergänzen.

Das saubere Arbeiten im Sinne der gesetzlichen Vorgaben musst du zu einem Zwang machen. Vorher kann die Belegerfassung nicht abgeschlossen werden. Und ohne alle notwendigen Informationen solltest du sie nicht beginnen. Folglich ist wichtig, dass du die Belege auch in der entsprechenden Qualität anforderst und auch dann als solche akzeptierst. Der wichtigste Satz in der Buchhaltung lautet: „Keine Buchung ohne Beleg!“. Folglich kann jede Buchung erst dann vollzogen werden, wenn der Beleg mit allen Informationen versehen erfasst werden kann.

Fehler #3 in der Belegerfassung: Einfach verbuchen

Jede Buchhaltung unterliegt einer gewissen Organisation. Innerhalb dieser sind verschiedene Bereiche und Konten zu buchen. Das fängt in der ganz einfachen Form mit einem Konto „Kosten“ und „Umsatzerlöse“ an. Meistens wirst du damit aber auch als Kleinunternehmer nicht auskommen und doch etwas detailreicher differenzieren müssen. Um die Übersichtlichkeit zu wahren kannst du weitaus mehr Konten anlegen und nutzen.

Bei der Belegerfassung ist es folglich sehr wichtig, dass du die Belege direkt und richtig verbuchst. Schon die falsche Angabe bei der Mehrwertsteuer von 7% oder 19% führt dazu, dass du später in deinem Abschluss noch einmal nacharbeiten musst. Viele Programme und Anwendungen für die Belegerfassung bieten eine entsprechende Kategorisierung von wiederkehrenden Buchungen an. Bekommst du eine immer gleich lautende Rechnung, kannst du den Buchungssatz mit den entsprechenden Parametern vorbelegen. So sparst du Zeit und stellst gleichzeitig sicher, dass du den Beleg später nicht mehr anfassen musst.

Fehler #4 in der Belegerfassung: Original-Belege vernichten

Auch wenn du dich vielleicht zum papierlosen Büro hin entwickeln möchtest und so geil die Idee auch ist, solltest du dennoch nicht voreilig den Beleg entsorgen. Speziell im unternehmerischen Umfeld können die Belege auch Jahre später noch eine Bedeutung haben. Der Gesetzgeber schreibt hier zusätzlich entsprechende Fristen vor die einzuhalten sind. Und um es mal ganz drastisch zu formulieren: Du bist sowohl privat als auch in der Unternehmerrolle für fehlende Belege voll verantwortlich.

Insofern solltest du dir zwingend digitale Archivierungsmöglichkeiten anlegen, aber auch die notwendigen (!) Original-Belege entsprechend sorgsam ablegen. Leider tendieren wir hier dazu voreilig Fakten zu schaffen um eine wünschenswerte Situation herzustellen. Diese kann aber speziell bei der Belegerfassung äußerst unliebsam werden, wenn du einen Beleg nochmal brauchst.

Ich gewöhne mir gerade an meine Dienstleister nach digitalen Belegen zu fragen. Die Belege müssen nämlich in der Form als Original aufgehoben werden, wie du sie erhältst. Das ist bei digitalen Belegen einfacher, da du sie auf verschiedenen Online-Speichern ablegen kannst. Hier ist die Belegerfassung auch schneller durchgeführt. Dennoch werden wir auch in absehbarer Zeit nicht um Papierbelege herum kommen. Insofern bist du gut damit beraten die 4 Fehler zu vermeiden und dir ein sicheres System aufzubauen, was dich möglichst wenig Zeit kostet.

Foto von Matheus Vinicius auf Unsplash